Lập kế hoạch để thành công!

“Hầu hết mọi việc trong cuộc sống của chúng ta đều phải lập kế hoạch để thực hiện nó như xây nhà, mua xe, học hành,… Vì thế, việc lập kế hoạch là điều rất quen thuộc với mỗi chúng ta. Tuy nhiên, lập và thực thi kế hoạch như thế nào để đảm bảo đạt được đích đến mong muốn của chúng ta là câu chuyện không phải ai cũng thông thạo”, Giảng viên Lê Như Hiếu đã mở đầu buổi đào tạo “Kỹ năng lập và kiểm soát kế hoạch” dành cho Cán bộ Quản lý RedSun như vậy.

Và trong cả chương trình diễn ra vào 2 ngày 13, 18/10 tại Học viện Doanh nhân LP – 66 Trần Thái Tông, các học viên RedSun đã thu thập được cho mình không ít kiến thức hữu ích trong việc lập và thực thi kế hoạch.

Phát biểu khai mạc chương trình, Giám đốc Điều hành Lê Vũ Minh đã chia sẻ về mục đích của khóa đào tạo: “Hiện tại là thời điểm chuẩn bị kế hoạch kinh doanh cho năm 2017, nhân dịp này, tất cả chúng ta phải cùng ngồi lại với nhau để xác địch phương hướng nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra cũng như cách lập kế hoạch thực thi để đạt được mục tiêu đó.

GĐĐH Lê Vũ Minh phát biểu khai mạc chương trình

Và với mục đích rõ ràng như vậy, buổi đào tạo này nhằm chia sẻ với tất cả các Cán bộ Quản lý RedSun về kỹ năng, kinh nghiệm để lập một bản kế hoạch thực thi công việc vẹn toàn. Hy vọng, sau buổi đào tạo, mỗi thành viên sẽ có những kế hoạch của riêng mình, cho chính bản thân mình, cho bộ phận của mình và cho nhà hàng của mình trong quý 4 cũng như trong năm 2017”.

Bắt đầu bằng câu chuyện về một người tiều phu bị chết oan do không chịu mài dũa chiếc rìu của mình, thầy Lê Như Hiếu đã đưa đến các CBQL một thông điệp: Đôi khi chúng ta bị cuốn vào guồng quay của công việc, khiến cho chúng ta ít khi có thời gian dừng lại để trau dồi, mài dũa kỹ năng cho bản thân và điều này sẽ làm hại chính bản thân mỗi người. Bởi vậy, khóa đào tạo này cũng chính là một dịp để các nhà quản lý RedSun ngồi lại để củng cố một trong những kỹ năng cần thiết cho công việc – Kĩ năng Lập và Kiểm soát công việc.

Các thành viên bắt tay chào hỏi khởi động khóa học

Sau màn chào hỏi khởi động và làm nóng không khí, thầy Hiếu đã đặt câu hỏi: “Tại sao lập kế hoạch lại là một việc quan trọng đối với mỗi người, và lợi ích mang lại là gì?”. 3 thành viên lần lượt xung phong trả lời câu hỏi cũng như chia sẻ những câu chuyện thực tế của chính bản thân mình. Anh Nguyễn Anh Tuấn – Trưởng phòng Quản lý Chất lượng cho rằng: “Để hệ thống quản lý chất lượng vận hành tốt, tôi thường xuyên phải lập kế hoạch, với những tiêu chí đo lường, có deadline rõ ràng. Việc này giúp tôi và các thành viên trong bộ phận của tôi phân bổ được thời gian hợp lý cho từng đầu mục công việc, và hoàn thành được đến 90% deadline cam kết”. Anh Chu Quang Sáng – Quản lý NH King Buffet thì chia sẻ những câu chuyện thực tế hơn với chính cuộc sống của mình: “Trước đây tôi thường ít khi lập kế hoạch, điều đó đôi khi dẫn tới sự “mất cân đối” trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên qua thời gian công tác, tôi dần có thói quen lập kế hoạch rõ ràng cho công việc, từ đó mọi thứ được trôi chảy hơn, và 2 mảng “công việc” – “cuộc sống” của tôi được cân bằng hơn”. Chị Tạ Thị Bảy – Quản lý nhà hàng King Buffet 6 thì khẳng định: “Việc lập kế hoạch giúp chúng ta tối ưu hóa được nhiều mảng, trong đó đặc biệt là chi phí”.

Các thành viên theo dõi giảng viên giảng bài rất nghiêm túc

Như vậy việc lập kế hoạch quả thật rất quan trọng đối với mỗi người, nhưng điều gì là điểm mấu chốt trong việc lập kế hoạch? Thầy Lê Như Hiếu đã chỉ ra đó chính là việc đặt mục tiêu “đúng” – và một mục tiêu hoàn hảo, góp phần cho việc thực hiện kế hoạch được thành công phải đạt tiêu chí SMART: S – specific (cụ thể, dễ hiểu); M – measurable (đo lường được); A – achievable (khả thi); R – realistics (thực tế); T – timebound (có thời hạn).

Và một quy trình hoạch định kế hoạch gồm có các bước gì? Bằng những hình ảnh minh họa rất thú vị, Thầy Lê Như Hiếu đã chỉ ra Quy trình này gồm 8 bước: (1) Phác thảo kết quả mong muốn – để biết được mục tiêu cần hướng đến => (2)Nhận định hoàn cảnh hiện tại (thuận lợi, khó khăn) => (3) Xác định mục tiêu – mục tiêu này phải thỏa tiêu chí SMART => (4) Thiết lập các bước hành động triển khai – các hành động nên được lựa chọn kĩ lưỡng để vừa đủ (không dài – không ngắn), khuyến nghị nên từ 4-6 hành động => (5) Xác định thời gian triển khai (nên có ngày bắt đầu và ngày kết thúc rõ ràng) => (6) Xác định nguồn lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc triển khai kế hoạch: Con người & Chi phí (bao gồm tiền và các vật dụng phục vụ các hoạt động triển khai) => (7) Dự liệu các vấn đề trở ngại bất trắc và các giải pháp dự phòng (bước này giúp chúng ta không bị lúng túng bị động) => (8) Thường xuyên theo dõi, giám sát trong quá trình triển khai kế hoạch.

Sau khi chỉ rõ một quy trình hoạch định kế hoạch và giải thích rõ ràng các bước, lớp học được chia thành 4 nhóm để thực hành bài tập: Đánh giá 4 tiêu chí trong đề bài được giao gồm: Phát triển khách hàng; Giảm chi phí; Đào tạo cho nhân viên; Nâng cao doanh số, đã thỏa tiêu chí SMART hay chưa, và viết lại 4 tiêu chí đó nếu cảm thấy chưa được trong hoàn cảnh của Redsun. Bài tập này rất hữu ích cho các thành viên Redsun để biết cách thiết lập mục tiêu một cách khoa học và rõ ràng đề thực thi.

Chia nhóm thảo luận bài tập được giao

Trong chương trình buổi chiều, toàn bộ các thành viên tham gia lớp học được phát mỗi người một biểu mẫu lập kế hoạch để thực hành lập một kế hoạch cho công việc thực tế của chính bản thân mình. Là một Giảng viên chuyên nghiệp và tận tình, thầy Lê Như Hiếu đã dành thời gian để xem và hướng dẫn cụ thể cho từng thành viên, đồng thời chọn một vài kế hoạch mẫu để phân tích cho các thành viên hiểu rõ các vấn đề. Trong buổi học ngày 18/10, các QL Redsun còn có cơ hội được trau dồi kiến thức, kinh nghiệm của nhau kĩ lưỡng hơn khi anh Phạm Văn Vinh – QL Chuỗi Hotpot, Shushi Kei đã ngay lập tức ứng dụng kiến thức đã học để thiết lập kế hoạch thực thi nâng cao chất lượng và doanh thu một trong những nhà hàng loại D (thấp nhất) của chuỗi Hotpot một cách rất chi tiết. Phần trình bày của anh Vinh khiến các QL có cơ hội không chỉ phân tích cách ứng dụng kĩ năng lập kế hoạch vào thực tiễn mà còn cùng nhau trao đổi các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhà hàng trong giai đoạn cao điểm Quý IV/2016. Kết thúc buổi đào tạo, các CBQL đều thỏa mãn với những kiến thức đã thu nhận được. Vũ Văn Hòa – Quản lý Nhà hàng Hotpot4 cho biết: “Buổi học cung cấp những kiến thức rất hữu ích với công việc của mình, và giúp mình có thêm động lực để xem xét lại bản thân, làm những việc chưa làm được, cũng như áp dụng kiến thức đã học vào thực tế”.

Anh Phạm Văn Vinh chia sẻ kế hoạch đã lập với cả lớp

Tiếp nối khóa học này, chị Lê Thị Vân Thủy – PP HCNS, kiêm cán bộ QL chương trình đào tạo này cho biết từ giờ đến tháng 12 RedSun sẽ còn tiếp tục tổ chức khoảng 4 buổi offline dành cho các CBQL về các nội dung: Kiểm soat chi phí, Phát triển Nhân sự; Đào tạo và phát triển người tài cho đội ngũ kế cận; Đại sứ thương hiệu RedSun. Giảng viên Lê Như Hiếu khẳng định sẽ luôn đồng hành cùng RedSun và sẵn sàng chia sẻ thông tin, tư vấn thêm cho các thành viên RedSun sau khóa học, như vậy các CBQL có thể áp dụng kiến thức đã học để lập kế hoạch công việc và gửi cho Giảng viên Lê Như Hiếu để được hỗ trợ tư vấn.

Kính chúc cho các anh chị QL sẽ gặp hái được nhiều thành công hơn với những kiến thức, kĩ năng được tích lũy từ các khóa đào tạo như khóa Lập và thực thi Kế hoạch SXKD này! ·